وزارة المالية تعلن نجاح تطبيق دورة الشراء إلى الدفع

أعلنت وزارة المالية نجاح تطبيق دورة الشراء إلى الدفع /Procure to Pay/ والتي أسهمت في تسهيل عمليات الشراء والاعتماد الإلكتروني لطلبات وأوامر الشراء لدى مختلف الجهات الاتحادية في الدولة والتي أصبح بإمكانها اعتماد طلبات الشراء وتوجيه أمر الشراء مباشرة إلى المورد خلال دقائق في حال توفر المستندات والثبوتيات المطلوبة.

و قالت سعادة مريم محمد الأميري الوكيل المساعد لشؤون الإدارة المالية العامة بوزارة المالية :" تواصل الوزارة جهودها الدؤوبة لتطوير خدماتها وتطبيق أفضل الممارسات المرتبطة بالتحول الرقمي انطلاقا من رؤيتها الاستراتيجية في أن تكون الجهة الحكومية الرائدة في تبني وتطبيق أفضل الممارسات الحديثة في مجال العمل المالي الحكومي وبما يقدم نموذجا ناجحا يساهم في ترسيخ ريادة الدولة في مجال تطبيقات التحول الرقمي ويخدم مختلف قطاعات الأعمال ويدعم الجهات الاتحادية لتلبية متطلباتها التشغيلية من الخدمات والسلع لتقديم خدماتها الحيوية إلى الجمهور.

و أضافت أن الوزارة تواصل تطوير الإجراءات المالية لاسيما تلك المتعلقة بالمشتريات الحكومية وفقا لما يستجد من نظم و قرارات و تعاميم بهدف مواكبة التغييرات وضمان تطبيق الإجراءات المالية لدى جميع الجهات و استدامة الإجراءات حفاظا على تميز وريادة الحكومة الاتحادية.

و أوضحت أن وزارة المالية وفي ظل ما يشهده العالم اليوم من تحديات فرضتها الظروف الراهنة استطاعت الحفاظ على استمرارية وكفاءة عمل إجراءات المشتريات دون تأثر أو انقطاع بعدما استطاعت جميع الجهات الاتحادية المطبقة للنظام المالي الاتحادي إتمام جميع إجراءات المشتريات والدفع الخاصة بها عن بعد ودون تسجيل أية صعوبات تقنية أو فنية.

و يسمح التطبيق بطرح الممارسات والمناقصات حسب الإجراءات المنظمة لها وإجراء التقييم الفني والمالي وعمليات الترسية النهائية من خلال النظام إضافة إلى تمكين الموردين من تسليم الفواتير بشكل مؤتمت من خلال بوابة الموردين حيث تقوم الجهات باعتمادها واستكمال إجراءات الدفع دون الحاجة لأي إجراء يدوي وقد بلغ متوسط فترة اعتماد الفواتير من تاريخ تقديم الفاتورة من قبل المورد حتى الدفع مستوى /5 أيام/.

و أضافت الوزارة أن خواص للنظام تسمح بمراقبة استكمال إنجاز الفواتير الخاصة بالمورد في الإدارة المالية المختصة بكل جهة اتحادية في وقت محدد وفي حالة حدوث أي تأخير يتم التصعيد ضد الشخص المتأخر لضمان وصول استحقاق المورد في أسرع وقت وعند الانتهاء من تدقيق الفواتير واعتمادها يتم تحويل مبلغ الفاتورة مباشرة عن طريق نظام الخزينة "TMS" إلى مصرف الإمارات العربية المتحدة المركزي ومنه مباشرة إلى حساب المورد في البنوك والمصارف وبمجرد تحويل المبلغ يتم إشعاره بذلك برسالة إلى البريد الإلكتروني الخاص به وفي حالة مواجهة المورد أي مشكلة يمكنه مباشرة التواصل مع المختصين بوزارة المالية عن طريق نظام الدعم الفني المركزي بها.

و راعت وزارة المالية خلال تطبيق النظام التأكد من استقلالية الجهات وعدم وجود إجراءات مركزية في عمليات الشراء وذلك وفق خطة المشتريات المعدة بواسطة الجهة والتي يتم رفعها على النظام لتحقيقها دون التدخل في البنود المالية الخاصة بالجهة.

جدير بالذكر أن النظام يمكن المسؤولين في الجهات الاتحادية من الاعتماد الإلكتروني وعن بعد لجميع الإجراءات المالية للمشتريات والدفع حسب صلاحيات الاعتماد الممنوحة لهم - كما وردت في دليل الإجراءات المالية الموحد - ومن خلال الهاتف المتحرك أو الأجهزة اللوحية وفي أي وقت ومكان داخل الدولة أو خارجها.

ولضمان جودة التطبيق .. طبقت وزارة المالية النظام على الجهات الاتحادية بشكل متسلسل من خلال دراسة طبيعة عمل الجهة ووضع خطة عمل للتنفيذ مبنية على جدول زمني يراعي ارتباطات الجهات بالمشاريع الأخرى وتم تنظيم ورش عمل عديدة للمختصين من الجهات الاتحادية للاستماع إلى متطلباتهم وتبعتها ورش عمل أخرى لاستعراض تصميم دورة العمل والتأكد من مطابقة دورة النظام لدورة عمل الخاصة بالجهة إلى جانب ورش تدريب المستخدمين من المختصين.

كما وفرت وزارة المالية خدمات الدعم الفني والمحاسبي للرد على جميع استفسارات الجهات الاتحادية و الموردين المسجلين من خلال الاتصال بمركز الدعم.

و أصدرت وزارة المالية دليل الفصل بين الصلاحيات شملت دورة الشراء إلى الدفع الذي يوضح القواعد التي تحكم مبادئ الفصل بين الصلاحيات /ضمان عدم منح الموظف نفسه صلاحيات تتعارض مع بعضها البعض/ ليتم توزيعها على أكثر من موظف لضمان عدم تمكن أي موظف أو مجموعة من الموظفين من ارتكاب أو إخفاء الأخطاء أو التحايل عند أدائهم لعملهم المعتاد وأثناء معالجة المعاملات عبر مراحلها المختلفة.

ويعتبر تطبيق الدليل إلزاميا على جميع الجهات الاتحادية التي تستخدم النظام المالي الإتحادي في معاملاتها ويغطي دليل الفصل بين الصلاحيات أكثر من 200 قاعدة ويحدد بوضوح جميع حالات التعارض المحتملة بين الصلاحيات ويتم تصنيف المخاطر /منخفض / متوسط / مرتفع/ لكل حالة من حالات التعارض بناء على درجة تأثيرها ودعمت ذلك بتطوير نظام إلكتروني للفصل بين الصلاحيات يمكن الحكومة الاتحادية من تعزيز النزاهة والدقة والشفافية والمساءلة والضبط الداخلي وذلك انطلاقا من رسالتها الرامية إلى إدارة وتنمية الموارد المالية للحكومة الاتحادية بكفاءة وابتكار من خلال السياسات المالية الفاعلة والقدرات المتميزة والعلاقات المحلية والدولية لتحقيق التطوير والاستدامة وسلامة النظام المالي وفقا لأفضل الممارسات العالمية.